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职场邮件使用技巧

前两天,著名微信公众号“嘀嗒嘀嗒”的作者,Airbnb工程师朱赟(安姐)写了一篇关于职场邮件基本礼仪的文章,把各种用邮件跟人交流时容易掉进去的坑一一标明,功德无量。本人在公司上班十几年,对安姐的文章深有同感。那里面说的各种错误,我不是亲自犯过,就是亲自见别人犯过。初入职场的小朋友们和久经沙场的老朋友们,如果想让老板舒服同事佩服下属折服的话,快把安姐的公众号找出来奋起直追吧!在关键时刻定能有起死回生的奇效。这里,我再补充几条安姐没有提到的或是没有展开阐述的邮件使用小技巧,助你早日登上人生巅峰。
 
千金难买后悔药
 
你是不是有过这样一种经历?刚把邮件发走,突然打来一个晴天霹雳:卧槽!刚才我泄露了国家机密!或者是约同事聚餐去大包间写成了大保健,要不就手抖把吐槽的对象放在了收件人名单上......这时候如果有颜值高的同事能帮你把邮件召回,你是不是以身相许也干了?还好我用Gmail。它有一个很贴心的功能:发完信之后有几秒钟的反悔时间,如果意识到错了,赶快取消还来得及。当然前提是你要有意识......如果你用的邮件系统木有这个功能的话,你知道该怎么做。毕竟发一封信不在乎晚几秒钟,但只要有一次把不该发的发走了你就万劫不复了。后悔药,太值了!
 
非诚勿扰
 
很多初入职场的同学常犯的错误就是遇到一个问题不自己先做基本功课,连使用手册都懒得读,就直接发信骚扰同事。不是说同事之间不应该互相帮助,但每个人的时间都是有限的,尤其是大牛的时间多宝贵啊。把自己份内的事推在别人身上,往低了说是情商欠费,往高了说,那就涉及到人品了。那么应该怎么办捏?首先,打开自己的搜索引擎。现在互联网上资源这么多,公司内网也有很多技术讨论。在网上和邮件表上找一找,一次找不到换几个关键词再试,看看以前有没有人遇到过类似的问题,是怎么解决的。找到了,自己再动手试一试,也许就不用麻烦别人了。
 
当然,如果过了一二十分钟还不能搞定,那也不要一棵树上吊死,这时候就可以正大光明地发信骚扰了。但是,切记:除非你们是一个组的,不要点对点发给技术大牛。不要点对点发给技术大牛!不要点对点发给技术大牛!!一来,技术大牛都很忙,想问他们问题的人很多,大牛们不一定有时间直接回答你的问题。二来,这种私下的邮件,除了发信人和收信人,别人都看不见。人家费劲半天帮了你,也没有人知道。雷锋做好事还到处做报告呢,别人凭什么替你义务劳动?三来,别人忙半天只帮到你一个人,投入产出比很不合算。如果你是发在邮件表上,一来很可能你不认识的某个人会很快回复,二来回复的内容在公开的论坛上,别人以后来搜索的时候也可以看见,功在当代利在千秋。最后,别人给你支了招,你试了之后别把结果藏着掖着。发到论坛上给人家一点反馈,是礼貌,也帮助后来人少走弯路。
 
内外有别
 
有的时候公司外面的人也在收件人名单上,这时千万注意不要把不适合在外面说的话发出去—— 除非你是视死如归的猛士。我在以前做Google Test的时候。公司内部的一个邮件表是外部Google Test用户邮件表的一个子集。这样,用户在外面讨论问题,我司员工也可以看见并回复。结果好几次有不明底细的员工把外面的用户当成了同事,让人家去读公司内网的文档。还好没有酿成血案。此处再插入一个Gmail的广告:在Gmail里面,和你处在同一个域名内的收件人,和其他域名内的收件人,是用不同的颜色标注的。这样可以一目了然地看见一封信有没有发给公司外面的人。
 
别逗了!
 
除非是很熟悉的人之间,邮件通常不是抖机灵的好渠道。为啥?文字邮件的带宽(信息容量)非常之小,很容易被误解。特别是一些细微的语气,在特定的场景下才能达到预期的效果。尤其是我们用非母语写作的时候,更容易犯下一些自己意识不到的错误(参见各种黑歪果仁学中文的段子)。这种情况下,要克制住自己哗众取宠的欲望,戒急!用忍!深深地,把段子埋藏在心里。憋不住的时候,跑出去,对着大树把笑话喊出来,就好了!与之相对,如果你觉得别人说话没有分寸,冒犯了你,也可以换位思考一下:也许那人并没有什么恶意,只是表达能力欠扁。那这时候你就大人大量,放人家一马算了。
 
忍气吞声
 
不要在气头上发邮件。有的时候,你在工作中碰上了一朵奇葩,简直气得肺泡尽裂,这时候的自然反应,肯定是保家卫国,迎头痛击。但这种情况下,当你冷静下来之后,99.99%是要后悔的,除非你是乔布斯或马斯克,自带现实扭曲场,小宇宙强大到对任何人都不屑一顾。这时候怎么办呢?我有一个主意:上来第一件事情,先把收信人和抄送人栏清空,然后自由地吐槽,奔放地倾泻,气吞万里如虎,要多畅快有多畅快。然后呢?放在那里,睡一觉再来看。第二天,你冷静下来了,十有八九会庆幸昨天没有把这封信发走。用别的方式去解决这个问题吧,比如约经理开个会,让他帮你扛——要不你要经理有何用?
 
插入回复的正确姿势
 
在邮件回复的格式上面,有持续多年的一场圣战,那就是回复的内容应该插在原文前面还是在后面?提倡前入式的同学认为,收信人最关心的是你说的是什么,所以要说的话当然要放在一封信的开头。比如刘二柱同学跟张铁蛋敲定饭局就可以像这样:
 
    要得嘛!
 
    2017年3月8日10:30,张铁蛋写道:
 
    > 今天晚上去五道口吃麻辣烫?
    > 
    > 此致
    >
    > 铁蛋
    
    二柱
 
喜欢后入式的同学则认为,一封邮件经常会被不同的人看到,如果读转发的信不能从头到尾按顺序流畅地读完,是非常难受的,所以回复要在后面,像这样:
 
    2017年3月8日10:30,张铁蛋写道:
    
    > 今天晚上去五道口吃麻辣烫?
    > 
    > 此致
    >
    > 铁蛋
    
    要得嘛!
    
    二柱
 
其实,如果大家保持队形,统一都用前入式或者都用后入式,其结果都可以忍受。但是如果十几个人混合了不同风格回来回去,那读起来真的是一种痛苦,因为你需要有很强的联想能力,才能够发现一个阅读邮件的正确顺序。
 
我的习惯是,回复的时候尽量是把文字放在别人的问题后面,这样,有多个讨论点的时候每个问题的答案都很容易找到,比如:
 
    2017年3月8日10:38,刘二柱写道:
    
    > 2017年3月8日10:30,张铁蛋写道:
    > 
    > > 今天晚上去五道口吃麻辣烫?把李大嘴喊到一起?
    > 
    > 我可以。李大嘴,要得不?
    
    柱哥喊我,肯定来噻!
    
    > > 还有,你上回要的方案做出来了,我们晚上顺便把合同签了?
    > 
    > 蛋总威武!
    > 
    > > 此致
    > > 
    > > 铁蛋
    > 
    > 二柱
    
    大嘴
 
简洁至上
 
在互联网的早期,还有过邮件正文格式之争。有的人坚持用纯文本格式,因为这样用最简单的邮件阅读器,比如pine或Emacs,就可以处理。有些人觉得用HTML才好,可以写出最炫最美的格式。早期的Gmail是支持两种格式的,写邮件时要选择你要那一种。某一年,历史的车轮哐叽哐叽地转动,纯文本格式被取消了。但是,这不等于邮件要写得各种花哨高亮狂闪拽,像这个日本乐天(据悉和韩国乐天没有关系,小将们不用忙着抵制先)的首页:
 
 
(截屏来自 https://randomwire.com/why-japanese-web-design-is-so-different/)
 
我要是收到这样一封骚味熏天的信,会恨不得把作者从屏幕后面揪出来,骑在身下一阵狂扁。千万不要试图在格式上面展示你的重口味。任何时候,简洁是最好的。如果要用加大、加粗、加亮之类的技法,一定要只用在最必需的地方。而且一篇文章当中,不要用太多不同的字体,通常两种就够了:正文一种,代码一种。
 
附件?你out了!
 
现代互联网技术的发展,也改变了很多传统的工作流程。老人们可能还记得,当年在合作修改文档的时候,会用邮件把Word文件传给合作者,对方改几笔发回来,你再改了发回去......这样很快工作就完成了,咳咳,版本就搞乱套了。现在用Office 365或Google Docs,共享文档就好了,要做什么修改讨论都直接在文档里进行,而且服务器会自动保留不同的版本,有问题可以随时滚回到早期的版本。这和以前那种刀耕火种的工作方式比,生产效率有天壤之别。这听起来像是常识,但在生活中还远远没有普及。像我孩子学校,有的时候还会直接发Word或Power Point文件让我们修改。改变这一陋习需要大家共同努力。
 
文如其人
 
从你的邮件风格,别人可以推测出你做事的习惯。如果一封信充满语法错误,前言不搭后语,这个人起码组织思想的能力堪忧,老板如何能放心把重要的项目交给你完成?养成一个良好的习惯:写完信之后检查一下拼写,通读两遍,把语法错误改一改再发走。如果写作是自己的弱项,找机会多练习写作,比如开个公众号,或者是在朋友圈贴原创八卦。
 
自动归类
 
我每天要收到几百封邮件。为啥?是我重要吗?还真不是。因为自己加入了一些和工作或兴趣相关的邮件表,每天都会收到很多群发的邮件。如果一封一封看下来的话,那一天啥事儿也别干了,早上起来未读邮件5000封,苦读一天,晚上上床的时候已经到5300了。可是,老板付你钱不是让你每天看邮件的。那怎么办呢?那就要用到高级的人工智能了。我的终极目标是:收件箱里不出现任何一封不需要我看的邮件。鉴于目前公司还没有做到给每个码工配一名程序员鼓励师,啊,秘书,这个终极目标暂时还不能达成。退而求其次,我在收件箱里每看到一封信,会想一想:我为什么会收到这封信?跟我有关系吗?我是不是应该退出这个邮件表?如果不能退出的话,是不是可以加一个自动规则,给这一类的邮件打上一个标签然后从收件箱里移走,等我闲极无聊等编译器的时候再去看?
 
一开始,定义这些规则会比较麻烦,但是请相信我,这是关系到是邮件为你服务还是你为邮件服务的大是大非问题,不容小靓。现在我的邮件99%以上都会自动被移到某一个特定的文件夹里。根据其重要性,我每天会用不同的频度去看这些文件夹。那么有人要说了,你这样搞老板发一封信收不到怎么办?我有一个特别的规则:只要是我自己的名字出现在收件人或者抄送人的列表上,都会打上一个“给我的”标签。这个夹子里的信我是看得最频繁的。如果一件事真的非你莫属,一定会有人把你的名字直接放在to或者cc上面,绝对误不了事。
 
礼多人不怪
 
写信的时候因为和对方不见面,容易不知不觉就出言不逊,有的时候完全不是故意的。一开始,我以工程师思维,奉行的是就事论事有一说一的原则,写信简单粗暴直截了当。还有的同事说,写信不要有废话,像“我觉得”,“我的个人意见是”之类就等于没说,因为你说的当然是你自己觉得的。老万一开始信了,觉得说得好有道理:是啊,我们都是成年人了,绕那么多弯子说废话干嘛?后来发现被坑惨了!成年人才要绕弯子呢。得罪了小孩子,过两天就忘了,成年人会记你一辈子然后找机会报复回来。所以,很多时候,你的意见再伟光正,也得考虑对方能不能接受。如果一开始就把话说得太满,让人觉得居高临下,对方自然会滋生出一种对抗心理。你牛我比你更牛,我还牛,我最牛......这样下去,把好好的民主生活会开成了奇葩大会,能解决问题吗?能解决才怪了!所以现在老万在写信的时候,尤其是收件人不太熟悉的时候,经常会加入一些“我觉得”、“我的浅见”之类的套话,让对方听着比较顺耳。
 
当断则断
 
要知道什么时候不该使用邮件。有的时候在邮件上面讨论问题是一种惯性,你发了一封信,我回你一封,你再回一封......不觉两岸猿声啼不住,轻舟已过万重山。话说了一箩,越看越糊涂,问题还是没解决。这时候你就应该果断地大喝一声雅蠛蝶,让我们面对面整吧!前面说过,邮件的带宽很低,表达和理解起来都有不菲的代价。如果长期讨论不出结果,恐怕应该开一个会,当面三下五除二,很快就能拍板。很多时候在邮件里斤斤计较的细节,用嘴两三句就可以说清楚,或者是让你觉得根本就不值一提。
 
写到这里,老万一数已经有十二条了。考虑到十三是个不吉利的数字,咱们今天就到此为止。朋友们,让我们一起用好这十二条吧!人生颠峰见!
 

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